Для компаний со сменным персоналом перерасход ФОТ редко начинается с одного крупного решения. Чаще он складывается из десятков небольших отклонений: график не успели перестроить, сотрудник не вышел, замену нашли в последний момент, появилась переработка, фактическая численность на смене разошлась с планом.

По отдельности каждая такая ситуация кажется рабочей рутиной. Но в масштабе десятков объектов и сотен или тысяч сотрудников компания может систематически переплачивать за персонал, даже не замечая этого в моменте.

Главная проблема — запаздывание информации. Графики находятся в одной системе, фактические выходы — в другой, замены обсуждаются в мессенджерах, а окончательный факт по ФОТ появляется после закрытия месяца. К этому моменту HR и операционные руководители уже видят перерасход, но повлиять на него невозможно.

На практике команды регулярно сталкиваются с тем, что:

• составление графиков вручную занимает несколько дней и всё равно не исключает ошибок;
• плановая потребность в сотрудниках расходится с реальной нагрузкой на конкретных объектах и сменах;
• невыход сотрудника обнаруживается тогда, когда смену уже необходимо срочно закрывать;
• руководители ищут замену вручную через звонки и мессенджеры;
• срочные замены приводят к дополнительным выплатам, переработкам и росту стоимости смены;
• опоздания, ранние уходы и другие отклонения фиксируются, но их влияние на расходы становится понятно значительно позже;
• HR видит общий ФОТ, но не всегда может быстро определить, какие именно решения привели к перерасходу;
• проблему пытаются решить автоматизацией, хотя часть процессов сначала требует изменения самой методологии планирования.

На вебинаре разобрали, почему управление сменным персоналом напрямую влияет на ФОТ и где возникают расходы, которых можно было избежать ещё на этапе планирования.

Обсудили, сколько рабочего времени забирает регулярное составление графиков в Excel и почему ошибки при ручном планировании возникают не только из-за человеческого фактора. Когда необходимо одновременно учитывать доступность сотрудников, ограничения по рабочему времени, потребность бизнеса и изменения в течение месяца, сложность процесса быстро превышает возможности обычной таблицы.

Отдельно рассмотрели стоимость срочных замен. Если дефицит обнаруживается непосредственно перед сменой, у руководителя практически не остаётся пространства для выбора: главной задачей становится найти любого доступного сотрудника. Чем позже компания обнаруживает нехватку людей, тем дороже обычно обходится её устранение.

На вебинаре также разобрали, как связать планирование с фактическими выходами и быстрее видеть опоздания, ранние уходы и незакрытые смены. Это позволяет работать не только с итоговым ФОТ после закрытия месяца, но и с причинами будущего перерасхода, пока на них ещё можно повлиять.

Отдельный блок посвятили автоматизации: какие задачи в управлении сменным персоналом можно автоматизировать относительно быстро, а где внедрение системы не поможет без предварительной настройки процессов и правил планирования.

Благодаря записи вы:

• поймёте, где при планировании смен возникают скрытые дополнительные расходы;
• сможете оценить реальную стоимость ручного составления графиков;
• разберётесь, почему срочная замена обычно обходится компании дороже плановой;
• узнаете, как раньше обнаруживать дефицит персонала на сменах;
• поймёте, как контролировать отклонения между планом и фактическими выходами;
• увидите, как решения по конкретным сменам влияют на итоговый ФОТ;
• сможете определить, какие процессы имеет смысл автоматизировать в первую очередь;
• поймёте, где достаточно технологии, а где сначала необходимо пересмотреть методологию планирования.

Спикер вебинара — Максим Павлов, управляющий партнёр KTS.

Управление ФОТ начинается не после получения итогового отчёта за месяц. Если компания узнаёт о перерасходе только после закрытия периода, управлять им уже поздно.

Для бизнеса со сменным персоналом задача заключается в том, чтобы раньше видеть отклонения и понимать стоимость принимаемых решений: сколько людей действительно потребуется, где возникает дефицит, во что обойдётся замена и как изменение графика повлияет на расходы.

Тогда планирование смен перестаёт быть исключительно операционной задачей и становится одним из инструментов управления затратами на персонал.