«Лемана ПРО» — ритейлер товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. У компании 114 магазинов, 15 складских комплексов и собственный маркетплейс, а в штате — почти 40 000 сотрудников по всей России.

HRlink — платформа управления опытом сотрудников, которая объединяет кадровый документооборот, корпоративные сервисы, прием кандидатов и взаимодействие с сотрудниками в единой системе.

Как было раньше

До перехода на КЭДО кадровый документооборот в «Лемана ПРО» был бумажным и децентрализованным. Чтобы оформить документ, сотруднику нужно было вручную подобрать нужный бланк, заполнить реквизиты, найти руководителя для подписи и передать подписанный документ в кадровую службу — а специалисту потом занести его в систему.

При масштабе почти в 40 000 человек это отнимало много рабочего времени у линейного персонала, руководителей и кадровой службы, требовало архивных площадей для хранения бумаг и повышало юридические риски из-за задержек с подписанием. Единых шаблонов документов по компании тоже не было.

Как выбирали платформу

Ключевым требованием было встроить решение в сложную матричную структуру компании и масштабировать его на десятки тысяч сотрудников. Компания провела тендер и выбрала HRlink — прежде всего из-за интеграции с используемой системой «БОСС-Кадровик», гибкости настройки под конкретные процессы, поддержки сложных маршрутов согласования и стоимости решения.

Платформу проверили на двух сложных сценариях — согласовании работы в выходной день и оформлении приказа на транспортную премию — и она справилась с обоими.

Как проходило внедрение

Проект стартовал в 2024 году. Команда выбрала поэтапный подход: сначала HRlink запустили в центральном офисе, а затем начали масштабировать на магазины волнами — по 12–15 магазинов за раз, с лимитом до 5 000 сотрудников в месяц. В первую очередь в цифровой формат перевели самые сложные кадровые процессы.

Перед запуском каждой волны проектная команда проводила встречи в магазинах — до шести в месяц, — отдельно с директорами и отдельно с кадровыми специалистами. Директорам объясняли цели проекта и их роль в переходе, кадровых специалистов обучали работе с платформой. Подразделения готовились поэтапно: подписывали локальные нормативные акты для перехода на КЭДО, оформляли электронную подпись и доверенность, изучали обучающие материалы и сначала работали в тестовом пространстве HRlink, прежде чем перейти в рабочую систему.

Как адаптировались сотрудники

Большинство сотрудников магазинов не пользуются компьютером в повседневной работе — только смартфоном. Поэтому одним из решающих факторов стала возможность подписывать документы в мобильной версии сайта. Переход занял время: руководители подразделений поддерживали внедрение и помогали командам привыкнуть к новым сценариям.

Лучше всего работал прикладной подход — показывать пользу КЭДО на реальных задачах. Например, при массовом повышении зарплаты сотрудникам предлагали оформить документы онлайн, и они сразу видели разницу в скорости по сравнению с бумажным процессом.

Результат

• среднее время подписания документа у линейных сотрудников сократилось с 30 до 2 минут, у директоров — с двух недель до 5 минут;
• более 90% кадровых процессов переведено в цифровой формат — вне цифры пока остаются прием, увольнение и дисциплинарные взыскания;
• кадровые документы и процессы стандартизированы на уровне всей компании;
• за первый квартал 2026 года в HRlink обработали более 110 000 документов;
• к HRlink подключено больше 95% сотрудников, к концу года компания планирует охватить 98%.