Короткие выводы и рекомендации по итогу вебинара HRlink «Аудит кадровых процессов: где теряются время и эффективность»
Материал HR-КУХНИ Аудит кадровых процессов: где теряются время и эффективностьКак согласовать график отпусков за две недели вместо двух месяцев, сэкономить 69 часов на ручном приеме сотрудников и сократить расходы на бумагу до 62%? Эксперт по продукту HRlink Мария Петрикеева и методолог по кадровым процессам Гульнара Прокопьева разобрали четыре трудоемких мероприятия. Слушатели провели оценку своих кадровых процессов и узнали, где теряются часы и деньги при ведении документооборота на бумаге и в типовом КЭДО и как это исправить.
Оформление кандидатов
Где теряется время. Кандидат везет документы в офис или присылает сканы. Даже если анкету он заполняет в системе, кадровый специалист вручную проверяет данные и переносит их в «1С», собирает комплект ЛНА под каждый прием. Сканы без верификации не защищают от подделок, а копии «на всякий случай» нарушают сроки уничтожения персональных данных по 152-ФЗ.
Как оптимизировать. В модуле «Кандидаты» HRlink соискатель загружает информацию для приема в личный кабинет. Система распознает 20+ типов документов, проверяет кандидата на благонадежность и автоматически заносит данные в «1С» — кадровому специалисту остается лишь проверить сведения. Заявка на выпуск подписи формируется, как только кандидат принимает приглашение, а комплект ЛНА прикрепляется к приему автоматически и подписывается одним кликом.
Оформление отпусков
Где теряется время. Остаток дней сотрудник узнает у кадрового специалиста или в личном кабинете КЭДО, где данные обновляются не всегда вовремя при отсутствии бесшовной интеграции с кадровой системой. Перенос согласуют устно или бумажным заявлением. Если заявление подано в системе, кадровый специалист все равно вручную вносит изменения в «1С», формирует и направляет приказ по маршруту согласования. Замещающего указывают в служебной записке, а при отзыве из отпуска маршрут каждый раз настраивают заново.
Как оптимизировать. В HRlink сотрудник видит актуальный остаток дней отдыха и запускает перенос прямо из графика или уведомления о предстоящем отпуске. Система напоминает назначить замещающего и перенастраивает на него маршруты согласования, а для отзыва из отпуска есть готовый сценарий.
Ознакомление с ЛНА
Где теряется время. На бумаге — печать, сбор подписей, контроль и архивирование. В типовом КЭДО кадровый специалист вручную выбирает получателей для каждого документа. При проверке ГИТ доказательства ознакомления ищут по папкам подразделений, а нарушение порядка ознакомления грозит штрафом.
Как оптимизировать. В HRlink ознакомление запускается автоматически по настроенным правилам, например при приеме работника. Сотрудники подписывают ЛНА электронной подписью, а кадровая служба видит статусы в реальном времени.
Организация командировок
Где теряется времяЗаявка, приказ, авансовый отчет и чеки переправляются на бумаге и по почте.
Как оптимизироватьВ HRlink весь процесс от заявки до авансового отчета происходит в одной системе: данные о билетах и отеле передаются из тревел-системы, авансовый отчет уходит в «1С:Бухгалтерию».
Краткое резюме — как найти скрытые резервы
С чего начать цифровизацию кадровых процессов:
- Проведите аудит: по записи вебинара и презентации выпишите лишние документы, согласования и шаги.
- Опишите целевой процесс и утвердите его с руководителем.
- Переведите в электронный вид самый трудоемкий процесс, например прием.
- Оцифруйте остальные: ознакомление с ЛНА, формирование графика отпусков, ведение заявлений от подачи до составления приказа.
- Подключите дашборды и ИИ-ассистента, переведите смежные процессы: воинский учет, охрану труда, заключение договоров ГПХ.